Kada įmonei reikia individualios verslo sistemos
Beveik kiekvienoje įmonėje ateina diena, kai kas nors pasako: „mums reikia sistemos”. Paprastai tą dieną kas nors trečią kartą perrašinėja tuos pačius duomenis iš vienos lentelės į kitą, arba paaiškėja, kad du žmonės dirbo pagal skirtingas to paties failo versijas.
Bet nuo to sakinio iki tinkamo sprendimo kelias ilgas. Dalis įmonių nusiperka brangią sistemą, kurios niekas nenaudoja. Kita dalis dar trejus metus kenčia su Excel, nors už tuos pinigus, kuriuos praranda rankiniam darbui, jau seniai būtų turėjusios veikiantį įrankį.
Šis tekstas apie tai, kaip atskirti vieną situaciją nuo kitos.
Kas iš tikrųjų yra verslo sistema
Terminas vartojamas gana plačiai, todėl verta iškart apsibrėžti, ką čia vadiname verslo sistema. Verslo sistema čia reiškia programą, kurioje vyksta jūsų kasdienis darbas: užsakymai, klientai, projektai, sandėlis, gamybos eiga, ataskaitos. Ji gali būti standartinė (Odoo, Microsoft Dynamics, lietuviškos apskaitos sistemos), gali būti individualiai sukurta, o dažniausiai — kažkas tarp: standartinis pagrindas su individualiais priedais.
Svarbu ne pavadinimas, o vienas klausimas: ar sistema dirba pagal jūsų procesus, ar jūs dirbate pagal jos logiką.
Kol procesai paprasti, antras variantas visiškai priimtinas ir net geresnis — standartinė sistema pigesnė ir greičiau įdiegiama. Problemos prasideda tada, kai jūsų verslo logika nesutelpa į iš anksto sugalvotus laukelius, ir komanda pradeda kurti apėjimus: papildomas lenteles, pastabas komentarų laukeliuose, atskirą failą „tikriems” skaičiams.
Penki ženklai, kad išaugote iš esamų įrankių
1. Tuos pačius duomenis suvedate daugiau nei kartą
Užsakymas ateina el. paštu, kažkas jį perrašo į lentelę, paskui į apskaitą, paskui į pristatymo sistemą. Kiekvienas perrašymas yra laikas ir klaidos tikimybė. Kai tokių žingsnių susidaro trys ar keturi, tai jau nebe smulkmena — tai kasdienė sąnaudų eilutė, kurios niekas neskaičiuoja.
2. Niekas nežino, kur yra tiesa
Klausiate, kiek užsakymų šį mėnesį, ir gaunate tris skirtingus atsakymus, nes pardavimai skaičiuoja vienaip, sandėlis kitaip, o buhalterija turi savo versiją. Kai duomenys gyvena keliose vietose vienu metu, jie neišvengiamai išsiskiria.
3. Vienas žmogus yra sistema
Yra kolega, kuris vienintelis žino, kaip veikia ta lentelė su makrokomandomis, kaip skaičiuojamos nuolaidos ir ką reiškia raudonos eilutės. Kol jis dirba, viskas gerai. Kai išeina atostogų — matosi, kad įmonės procesas iš tikrųjų nebuvo niekur užrašytas.
4. Augimas kainuoja daugiau žmonių, ne daugiau pelno
Užsakymų padvigubėjo, tad reikia dar vieno administratoriaus. Ir dar vieno. Jei kiekvienas augimo žingsnis reikalauja proporcingai daugiau rankų, procesas nėra lengvai plečiamas — jis tiesiog kartojamas.
5. Ataskaitos gimsta naktį prieš susirinkimą
Jei mėnesio skaičiai surenkami kelias valandas kopijuojant iš skirtingų vietų, sprendimai priimami pagal pasenusią informaciją. O tai, kas sunkiai surenkama, paprastai ir neanalizuojama.
Vienas ar du ženklai — dar ne priežastis daryti sistemą. Trys ir daugiau — jau verta skaičiuoti.
Kada individualios sistemos nereikia
Kai procesas standartinis. Jei parduodate prekes, vedate apskaitą ir siunčiate sąskaitas taip, kaip tai daro tūkstančiai kitų įmonių, standartinis įrankis bus pigesnis ir patikimesnis. Nėra prasmės kurti nuo nulio to, ką kas nors jau padarė geriau.
Kai problema yra tvarkoje, ne įrankiuose. Kartais chaosą kelia ne Excel, o tai, kad nėra susitarta, kas už ką atsako. Nauja sistema tokiu atveju tiesiog perkelia chaosą į gražesnę aplinką — ir dar kainuoja.
Kai procesas dar keičiasi kas mėnesį. Jauname versle logika nusistovi ne iš karto. Sistemą, sukurtą pagal praėjusio ketvirčio procesą, teks perdaryti. Kol viskas juda, pigiau naudoti lanksčius standartinius įrankius.
Kai naudos neįmanoma įvardinti skaičiumi. Jei negalite pasakyti, kiek valandų per savaitę sutaupytų sistema ar kiek klaidų išvengtų, projektas neturi matavimo taško. Tada jis vertinamas pagal įspūdį, o įspūdis po pusmečio būna „tikėjomės daugiau”.
Kada individuali sistema atsiperka
Priešinga pusė taip pat aiški.
Kai jūsų procesas ir yra konkurencinis pranašumas. Jei dirbate kitaip nei konkurentai ir būtent tai jums laimi klientus, standartinė sistema gali priversti procesą prisitaikyti prie bendros jos logikos.
Kai reikia sujungti tai, kas nesusijungia. Sandėlio sistema, apskaita, el. parduotuvė, tiekėjų duomenys, pristatymo tarnybos. Individualus sprendimas čia dažnai yra ne visa sistema, o jungtis — sluoksnis, kuris priverčia esamus įrankius kalbėtis tarpusavyje.
Kai naudotojų daug ir jie skirtingi. Klientas, darbuotojas, partneris ir administratorius mato tą pačią sistemą skirtingai. Standartiniai sprendimai tokias roles palaiko ribotai, o savitarnos logika beveik visada būna individuali.
Kai standartinės sistemos licencijos brangsta greičiau nei verslas auga. Kai kurie sprendimai apmokestinami už naudotoją arba už operaciją. Prie tam tikros apimties individualus sprendimas tampa pigesnis, ir tą lūžio tašką galima suskaičiuoti.
Būtent tokiose situacijose dirbame mes — nuo savitarnos platformų iki vidinių administravimo sistemų. Pavyzdžių galite rasti mūsų darbuose.
Nuo ko pradėti, kad nesudegtų biudžetas
Didžiausia klaida — pradėti nuo viso ko iš karto. Projektas, kuriame „sistema turi daryti viską”, trunka metus, kainuoja dvigubai ir paleidžiamas tada, kai poreikiai jau pasikeitę.
Veikia kitaip.
Pirma — aprašykite procesą, ne funkcijas. Ne „reikia ataskaitų modulio”, o „užsakymas ateina taip, jį tikrina tas, patvirtina anas, o paskui vyksta štai kas”. Dažnai jau šiame etape paaiškėja, kad du žingsnius galima tiesiog panaikinti.
Antra — pradėkite nuo skaudžiausios vietos. Vieno proceso automatizavimas, kuris per mėnesį sutaupo dešimtis valandų, duoda ir naudą, ir pasitikėjimą tolesniems etapams. Sistema auga gabalais, kiekvienas jų veikia savarankiškai.
Trečia — numatykite, kas bus po paleidimo. Sistema, kurios niekas neprižiūri, per metus tampa rizika: pasenusios priklausomybės, saugumo spragos, nebeveikiančios integracijos. Tai turi būti projekto dalis nuo pradžių, ne staigmena vėliau.
Kiek tai kainuoja
Individualios sistemos kaina labai priklauso nuo projekto apimties — nuo vieno automatizuoto proceso iki platformos su tūkstančiais naudotojų skirtumas gali būti dešimteriopas.
Praktiškai tai atrodo taip: pirmas etapas dažniausiai yra analizė, kurios rezultatas — procesų žemėlapis ir sprendimo apimtis su konkrečia kaina. Ji kainuoja palyginti nedaug, o pasako tiksliai, ar projektas apskritai vertas daryti. Po jos sprendimą priimate turėdami skaičius, ne nuojautą.
Vertinant verta skaičiuoti ne tik kūrimo kainą, bet ir tai, ką kainuoja nieko nedaryti: valandas, kurias komanda praleidžia rankiniam darbui, klaidų taisymą, prarastus užsakymus dėl vėlavimo.
Ką darome mes
Verslo sistemų kūrimą pradedame nuo proceso analizės, o ne nuo technologijos pasirinkimo. Kuriame savitarnos sprendimus, vidines sistemas ir integracijas, kurios pakeičia rankinius procesus arba sujungia jau naudojamus įrankius.
Dažnai pirmas rezultatas būna netikėtas: dalis problemų sprendžiama be jokios naujos sistemos, tiesiog sutvarkius esamų įrankių jungtis.
Plačiau apie tai — verslo valdymo sprendimai. Jei jūsų atvejis labiau apie procesų automatizavimą ir dirbtinį intelektą, pradėkite nuo AI sprendimų ir automatizavimo.
